В сутках 24 часа, в часе 60 минут — на это не в силах повлиять никто. Но почему-то одни счастливчики успевают все, а другие постоянно живут в режиме жесткого цейтнота. Все дело — в рациональном распределении времени, считают гуру тайм-менеджмента.
Разделяй и властвуй
В их арсенале — множество навыков и инструментов. И все для того, чтобы действовать сознательно и целеустремленно и не дать ни одной юркой минуте проскочить мимо. В результате продуктивность возрастает, усталость снижается, а список дел представляет собой череду ровных горизонтальных линий — все выполнено, все зачеркнуто.
Сначала тайм-менеджмент применяли только в рабочей сфере, сейчас же есть методики для домохозяек и молодых мам, для фрилансеров, школьников — словом для тех, кто хочет упорядочить свою жизнь и успеть максимум. Принципы для всех примерно одинаковые:
• Списки дел
Короткие и длинные, на год, на месяц, на неделю, на день, на ближайший час. Все-все дела вносятся в ежедневник. И маркируются. Например, по степени важности: обязательные и неотложные, средней и низкой значимости, второй свежести, как осетрина. Последние — смело переносить и игнорировать. Можно внести пометки — что делается, не выходя из дома (офиса, отеля или из себя), что требует подготовки и дополнительных передвижений, что совмещается. Например, после посиделок с подругой в кафе можно спланировать поход в магазин, который находится неподалеку. Вечером — подведение итогов, корректировка планов на завтра.
• Учет зазоров
Помните листки с режимом дня из нашего детства? С 8:00 до 8:15 зарядка, с 16:00 до 17:20 делаем уроки. Но планирование минута в минуту — довольно опасный вариант. Потому что любое дело может затянуться и единственная проволочка вызовет настоящий эффект домино. Задержалась на маникюре — опоздала в гости, не успела зайти в банк и вовремя забрать ребенка после занятий. Спасти ситуацию помогут временные зазоры, оставленные на случай форс-мажора.
• Чередование работы и отдыха
Перезагрузка — наше все, поэтому в списки дел и в планирование обязательно включаются островки отдыха. Тоже четко регламентированные. Например, 45 минут работы — 15 минут перерыв. В идеале продуктивный — не в соцсетях за чашкой кофе, а активно, на свежем воздухе и с мыслями о прекрасном.
• Делегирование полномочий
Делать все самостоятельно довольно тяжело, да и не нужно. Поэтому и офисным работникам, и домохозяйкам, и даже студентам стоит делегировать полномочия. Коллегам, родным, умной технике и магазинам с доставкой.
• Приоритет неприятным делам
Не хочется звонить клиентам или мыть плиту? Приступите к этому в первую очередь. И дело закончено, и самооценка поднята, и настроение хорошее, поскольку самое противное уже позади. Кто молодец? Я и тайм-менеджмент!
• Разделение слонов на стейки
Ну или гигантской тыквы на кубики (если вы веган). Проще говоря, неподъемные дела стоит разбивать на множество мелких этапов. Планируете ремонт в квартире? Найдите дизайнера. Потом составьте смету. Напишите в соцсетях пост, посвященный поиску рабочих. Купите обои и валерьянку.
После 2 часов непрерывной работы эффективность почти всегда снижается. Отдыхайте!
Час от часу
Иногда для повышения производительности труда нужен вовсе не пятый ежедневник и двадцатый по счету план, а всего-навсего регулярный сон не меньше 7–8 часов. А еще — оптимальный режим дня, учитывающий ваши собственные биологические ритмы.
Например, у жаворонков самое продуктивное время — с 10:00 до 13:00 и с 15:00 до 18:00. После 21:00 вообще никаких дел, иначе бессонница гарантирована. Но поскольку стопроцентных жаворонков и сов не так уж много, лучше ориентироваться на свои ощущения.
Как быть, если они требуют круглосуточного отдыха, ученые не сообщают.
Меньше, да лучше
Работа на износ допоздна, в выходные и в отпуске, с головной болью и температурой, в общем, при любых условиях — это презентеизм (от англ. present — «присутствующий»). Парадоксально, но чем дольше и самоотверженнее мы работаем, тем ниже производительность труда. Ну просто потому, что измученный организм пока способен на подвиги, но продуктивность ему уже не дается. Расходы компании между тем, наоборот, растут: такой сотрудник рано или поздно свалится прямо в офисе и уйдет на больничный минимум на месяц. Или совершит серьезнейшую ошибку в ключевой момент работы.
Каждую минуту
Иногда мы неправильно оцениваем количество времени, которое уйдет на то или иное дело. Думаем, что потратим весь вечер, и до последнего откладываем. Или, наоборот, планируем разобраться за полчаса, а в итоге тратим весь день. Если дела рутинные, воспользуйтесь таймером — это поможет четко понять, действительно ли блины на скорую руку являются таковыми.
Слишком хорошо для меня
Казалось бы, секрет раскрыт — покупай книгу по разумному планированию, заводи ежедневник и становись сверхчеловеком. Но, положа руку на сердце, после изобретений тайм-менеджмента жизнь не сильно изменилась. Мы по-прежнему ложимся спать с ощущением, что уж завтра точно пройдем квест «Мой успешный безукоризненный день». А просыпаемся — и снова сегодня. В чем подвох выверенных систем? Он есть, и не один:
• Неправильные задачи
Тайм-менеджмент учит ставить цели и уверенно идти к ним. Психологи же советуют, перед тем как делать первый шаг, задуматься: а нам правда это нужно? Именно ремонт, а не ощущение новизны? Именно английский, а не чувство, что ты — продуктивная и успешная — идешь в ногу со временем? Мы привыкли думать, что каждое дело надо довести до конца. И тарелку оставлять чистой, да! Но невкусную еду иногда лучше просто выкинуть. И даже вкусную отодвинуть, если не голодны. Так же и дела: если в процессе все идет не так, когда вы не совсем понимаете, для чего все это, собственно, нужно, — просто не расходуйте силы. Да, жалко времени. Но стоит ли тратить его дальше — на ненавистную работу, на осточертевшие походы в спортивный клуб и на токсичные отношения?
• Ненужная продуктивность
Сделала отчет, оплатила счет, проехала пять километров на велосипеде, разобрала кладовку, налепила пельменей, вымыла сантехнику. Все-все успела, напротив каждого дела — галочка. Отлично? Но довольны ли вы прошедшим днем? Станете ли вспоминать его через год? Да, 5 апреля 2018 года я успела 22 дела сделать! И что? Даже такая удивительная продуктивность не залог счастья. Именно поэтому очень важно, практически необходимо, заниматься тем, что вас действительно радует. Например, вместо велопрогулки спонтанно встретиться с друзьями или во время уборки завалиться на диван и посмотреть «Джейн Эйр». А деление дел на важные и нет вообще очень условно. Иногда чашка какао и просмотр фотографий из отпуска гораздо полезнее и нужнее оплаты коммунальных услуг.
• Нехватка ресурсов
Рассчитывайте свои силы — с учетом настроения, самочувствия, событий в жизни. Отлично, если в понедельник мы планируем наполненные событиями выходные. Но в пятницу неожиданно можно понять, что насыщенный уикенд — худший из возможных вариантов. Важно учитывать и внутренние ресурсы — если встреча класса или день рождения отнимают их, задумайтесь перед тем, как туда идти. Определите меру своей ответственности — что вы должны, а что — совсем нет. Не стремитесь к идеальному качеству. Как известно, любая работа может занять все отведенное на нее время. Но стоит ли вырезать звездочки из морковки, если вы готовите суп для большой семьи?
Согласно экономическому закону Парето, 20% усилий приносят 80% результата. Отсекайте ненужное
Голос разума
Иногда нам приходится выбирать строго одну из двух задач — совместить их ну никак не получается. Например, важная конференция и мамин юбилей совпадают по датам. Или родственники приезжают на день и просят показать им город. А у вас, как назло, ни одной свободной минутки. Как выбрать наиболее важное дело? Представьте оба варианта и прислушайтесь к себе. Какой из них вызывает ощущение, что все правильно? Если вы склонны к излишней тревожности, принимайте решения утром, когда мозг отдохнул. К вечеру он так устает от постоянных мук выбора, что не всегда подсказывает правильные
слова.
