Как эффективно общаться с коллегами в переписке: 4 главных правила

1 Установи рабочее время

Быть доступным 24/7 — сложно, утомительно и почти никогда не нужно.

Если в компании не установлены границы, то лучше обсудить этот момент с коллегами и поставить в описание аккаунта мессенджера рабочее время (вдруг кто-то забудет, что не стоит беспокоить тебя в вечер воскресенья).

Пара советов:

• На период отдыха отличная идея — поставить аватарку с надписью «в отпуске»: в больших компаниях сложно запомнить график каждого специалиста.
• Отложенное сообщение — одно из лучших изобретений человечества! Если не хочешь беспокоить поздно, то просто поставь сообщение на утро. Для этого нужно нажать и удерживать кнопку «отправить» в Telegram.

2 Краткость и простота

Чтобы коллеги понимали тебя:

• Не перегружай деталями: чем проще, тем лучше.
• Не отправляй большое полотно текста: потрать одну секунду на расставление абзацев.
• Не увлекайся игрой со шрифтами и использованием заглавных букв. Такой текст может звучать очень эмоционально, НЕ ТАК ЛИ?

Согласись, есть большая разница между этими сообщениями. Какое из них более понятно?

• Не разделяй одну мысль на множество мелких сообщений — чат с новыми 50 сообщениями не хочется открывать.
• Контролируй употребление смайликов: десятки поцелуйчиков и сердечек могут раздражать собеседника. Одного смайлика обычно достаточно.

Второй вариант проще и понятнее:

3 Базовая вежливость

Об этом легко забыть в рабочем потоке, но элементарная приветливость — основа основ. Время ответа, использование смайликов, заглавные или строчные буквы — наше лицо перед коллегами.

На удаленке люди формируют мнение не по тому, какие мы на самом деле, а по тому, какие чувства у них вызывает переписка с нами.

Большая разница:

Пара правил, которыми пользуемся мы сами:

• Не отвечай сухое «да» или «нет».
• Используй приветствие в начале диалога.
• Благодари за любые помощь и участие.

4 Все (почти все) можно сказать текстом

Голосовые сообщения сложнее воспринимать, и их невозможно найти по поиску.

В нашей команде действует простое правило — даже если мы обмениваемся голосовыми и видеосообщениями, то дублируем текстом самую важную информацию (например, о дедлайне).

И уточни у собеседника заранее — удобно ли ему будет послушать голосовое сообщение.

Например: Вместо: «Извини, что голосовым», лучше: «Могу записать голосовое сообщение?»

Надеюсь, советы этого текста окажутся тебе полезными! Приятных рабочих будней!