Как все успевать: 10 хитрых советов

Иногда так и хочется воскликнуть: «Остановись мгновение!.. Я не успела доделать отчет!». В бешеном ритме современного мира нам постоянно не хватает времени на то, чтобы заняться собой, погулять с ребенком, выучить иностранный язык и т.д. Дела копятся и превращаются в снежный ком. Попробуем разобраться, как все успевать.

Необычная система

Сегодня существуют десятки методик по эффективному управлению временем, но особую популярность завоевала система Getting Things Done (GTD), разработанная и описанная в одноименной книге американцем Дэвидом Алленом. В примерном переводе с русского название системы — «Как доводить дела до завершения». Отличие ее от всех остальных методик в том, что автор не требует «глубо копать», определять смысл и цели всей жизни. Аллен убежден: нужно начинать не с глобальных задач, а с наведения порядка в самых незначительных мелочах здесь и сейчас. Многим методика GTM кажется достаточно сложной, состоящей из массы деталей и схем. Но мы попробуем взять на вооружение главные принципы, ну и добавить парочку своих лайфхаков.

1. Составляем списки

Здесь Дэвид Аллен неоригинален. Он призывает ничего не держать в голове! Все систематизировать и записывать на бумаге, в текстовых редакторах, специальных приложениях для смартфонов. Итак, отвлекись на 10 минут от повседневных забот, возьми листок бумаги (ну или что тебе удобнее) и напиши все дела, вопросы, идеи и прочие вещи, которые не дают тебе покоя. Главное — вытащить все из головы и положить, так сказать, перед собой, чтобы было легче разбираться.

Простой пример: увидела сегодня, что порвалась на кухне скатерть. В список «Нужно сделать» добавляй пункт «Купить новую скатерть».

2. Определяем следующий шаг

По Аллену, просто занести что-то в список недостаточно. Как правило, о таких абстрактных делах мы сразу забываем, придумываем кучу причин, чтобы отложить на потом, и в результате — делаем все в последний момент. Поэтому мозг нужно подстегнуть и снабдить его конкретной задачей. Не просто «купить новую скатерть», а «померить размеры стола», «зайти на сайт онлайн магазина и присмотреть расцветку» и т.п. Для одних дел — это может быть один шаг, для других (более сложных и важных) — несколько последовательных шагов со сроками.

Продукты для мозга
Как не дать мозгу лениться, улучшить память и внимание? Ешь правильные продукты для мозга!

3. Действуем!

Когда у тебя перед глазами список задач и конкретных шагов по их решению, в голове все само собой выстраивается в четкую линию. Мозгу дана программа, алгоритм действий, которые можно выполнять без раздумий. Все размышления должны быть только на предыдущем этапе. А на этом мы берем сантиметр, обмеряем стол и заходим в Интернет, чтобы выбрать расцветку скатерти. Вот, вкратце, три главных ступеньки в системе GTM.

4. Организуем пространство

Рабочее место, как контрольный пункт, с которого отдаются все команды. Чем лучше оно организовано — тем эффективнее идут дела. И здесь даже не важно, кто ты: крутая бизнес-леди или простая домохозяйка. Рабочее место — понятие символическое. Это и стол, и кухня, и полки, и доски для записок, и дверца холодильника с различными напоминалками на ней. А вот дальше интереснее! Раньше тайм-менеджмент говорил об идеальном порядке на рабочем месте. Ведь, во-первых, лишние предметы отвлекают, во-вторых, ты тратишь время на то, чтобы найти в этих завалах что-то нужное, в-третьих, беспорядок расхолаживает и так ты не сможешь понять, как все успевать. Но сейчас существует и другая теория: организовывать пространство ты должна «под себя», под свой род занятий и нужды. И это не подразумевает идеального порядка во всем!

Мастер-класс: доска для записей
Есть такое правило: хочешь ничего не забыть — держи перед глазами! А мы расскажем, как оформить доску-«напоминалку».

5. «Съешь на завтрак лягушку»

Что это значит? С самыми трудными и неприятными делами (противными «лягушками») разбирайся утром. Тогда всю оставшуюся часть дня ты сможешь спокойно выполнять простую работу, не вызывающую негативных эмоций. А вот если бережешь «лягушку» на потом, она будет противно «квакать», напоминать о себе и вызывать желание оттянуть выполнение неприятного задания. Зачем тебе портить весь свой день такими тревожными мыслями?

6. Прекрати отвлекаться!

Проверка почты, общение в Facebook или ВКонтакте «съедают» массу полезного времени. Впрочем, как и перекуры (не говоря уже об их вреде для здоровья), кофе-брейки и разговоры с подругами по телефону. Если задаться целью и посчитать, сколько часов в день ты уделяешь этим бестолковым делам, получится внушительная цифра. Не жалко потраченных минут? Если ты ну совсем не можешь жить без соцсетей, выдели для них определенное время. Ты можешь почитать новости от друзей по дороге на работу или по пути домой. Или, скажем, в течение часа-полутора концентрируйтесь исключительно на своем задании, не отвлекаясь ни на что. А потом вознагради себя — сделай 15-минутный перерыв.

Как победить прокрастинацию: 8 реальных способов
Порой просто невозможно заставить себя взяться за дело. Почему так происходит? Ведь ты не ленивая!

7. Не топчись на месте!

Есть одна очень плохая привычка, которая мешает жить прежде всего его обладателю. Называется она перфекционизм. Люди, страдающие им, могут доводить себя до истерики в поисках только им понятного совершенства. На это они тратят уйму времени вместо того, что продвигаться вперед. И, как правило, буквально хоронят себя на работе и не знают, как все успевать. Постарайся осознать, что не стоит тратить массу сил на достижение идеального результата. Ставь реальные цели, отделяй важные сферы жизни от второстепенных, где не стоит бороться за лучший результат. Наш совет: почаще вспоминай принцип Парето. Про то, что лишь 20% усилий дают 80% результата.

8. Не бери больше, чем сможешь тащить

У каждого из нас есть предел возможностей: у кого-то он совсем маленький, у кого-то — весьма впечатляющий. Здесь важно определить свой. К примеру, твоя коллега Таня может за день приготовить две большие презентации, а ты только одну, как ни старайся. Не беда: лучше сделать одну презентацию, но вовремя и качественно (с красивыми картинками и графиками, чтобы все ахнули). Кроме того, если в твоем подчинении есть сотрудники, делегируй часть полномочий им. Не надо бояться, что они провалят все дело. Может получится как раз наоборот. Тоже самое с элементарной просьбой о помощи. Лучше уж высыпаться, чем лелеять свою гордость.

9. Изобретай креативный подход

Лень — двигатель прогресса. Как бы это смешно не звучало! Многие изобретения появились на свет только благодаря тому, что их создатель хотел облегчить себе жизнь. Но мы не призываем быть ленивой. Мы советуем стать креативной. Работать не 24 часа в сутки, а головой. Вместо традиционных инструментов — используй гаджеты, различные мобильные приложения и прочие достижения нашего века. Не бойся осваивать неизведанное, не стесняйся предлагать начальству нестандартные решения. В креативном подходе есть и другой плюс: он разгоняет монотонность будней, вносит в надоевшую работу нотку новизны.

10. Скажи «нет»

Исключи из своего лексикона фразы «Сделаю завтра», «Подумаю об этом потом», «Отложу на час» и… «Как же мне все успеть?!». Делай все здесь и сейчас. Главное — начать действовать. Выбрать из наших советов наиболее для себя оптимальные или придумать что-то свое.