Завал на работе — как все успевать?

✔︎ Окинь придирчивым взглядом свое рабочее пространство. Если стол завален настолько, что едва виден монитор, а компьютерная мышка вечно на что-то наталкивается, приступай к разборам. Выдели для этого более-менее свободный день или приди на работу чуть раньше. 

✔︎ Первым делом избавься от давно утративших актуальность бумаг, старых журналов, визиток, сломанных и ненужных канцелярских принадлежностей. Это позволит тебе не отвлекаться на все эти раздражающие мелочи, а, значит, повысить свою продуктивность. Иначе твой взгляд будет постоянно натыкаться то на грязную кружку, то на толстенную папку с неразобранными документами. Ты начнешь мысленно себя ругать – сосредоточиться в такой обстановке не получится. 

✔︎ Для документов заведи два лотка. Один — для новых бумаг и свежей корреспонденции. Второй — для всего того, что уже находится в работе. Уделяй время для разбора этих двух «провокаторов тревожности»: занимайся этим, скажем, по понедельникам, а если бумаг много – каждое утро. Важные документы перед передачей в смежные отделы можешь отсканировать, чтобы они остались у тебя — на всякий случай.

✔︎ Не копи лишнее. Получила визитку, которая тебе может пригодиться — сразу занеси контакт в телефон или в  файл на компьютере, а от карточки избавься, чтобы не плодить мусор. Строгое «нет» говори и канцелярским принадлежностям. Да, эта яркая ручка такая симпатичная, но она уже пятая — вряд ли ты пишешь всеми сразу. Держи под рукой только то, чем пользуешься каждый день, остальное клади в стол или отдавай коллегам-растеряшам, у которых все «куда-то пропадает». 

✔︎ Чтобы не разводить бардак в ящиках стола, разложи мелкие предметы по небольшим открытым коробочкам. Не клади их среди документов.

✔︎ Держи свое рабочее место в чистоте. Ведь пыль и грязь ужасно раздражают!

Раздели свой стол на полезные зоны

✔︎ В идеале на рабочем столе в зоне видимости должно быть только то, с чем ты работаешь постоянно. Например, компьютер, ежедневник, папки с нужными документами и необходимые канцелярские принадлежности. Остальные предметы лучше вывести из поля зрения, чтобы они тебя не отвлекали. 

✔︎ А как же фото близких, комнатные растения? Милые вещицы и яркие акценты помогают взгляду «отдохнуть», снять напряжение, переключиться — и в итоге получить заряд энергии и новых идей. Но это работает только в том случае, если ты трудоголик (в хорошем смысле слова): способна сосредоточиться на рабочей задаче и крутить ее в голове, пока не решишь. Если же ты мечтательница, лучше убери все отвлекающее с глаз, чтобы не витать весь день в облаках. Не поощряй свою лень!

✔︎ Вещи полезны тогда, когда находятся на нужном месте. Например, мусорную корзину сложно назвать функциональной, если она стоит в трех метрах от твоего рабочего стола. Либо ты будешь отвлекаться на каждый фантик, чтобы дойти до нее (хотя ходить полезно), либо мусор будет копиться у тебя на столе. Ни то, ни другое не сказывается положительно на работе и нервной системе. Поэтому расставляй предметы так, чтобы тебе было удобно. Бумагу для печати храни около принтера, ручки и стикеры — рядом с ежедневником. 

✔︎ Стикеры удобно использовать как закладки — в книгах, журналах. А вот в качестве «напоминалок» их надо применять «дозированно»: цветные бумажки, развешанные по периметру монитора, а то и по всему столу, стали мощным отвлекающим фактором. Лучше делай записи в ежедневнике. Но если не можешь обойтись без стикеров, наклеивай не больше 5-7. Большее количество наш мозг просто не способен воспринимать. 

✔︎ Постарайся разделить рабочее пространство на зоны. Определи место для папок с документами, ежедневника. Можешь сделать маленький «личный уголок», где будет стоять фото любимой собаки, чашка для кофе. Важно, чтобы вещи знали свое место и не «гуляли» по всему столу, создавая хаос.

✔︎ Структурируй информацию в компьютере. Разгребание информационных завалов – подвиг, но результат стоит того. Для каждого проекта заведи отдельную папку, в ней храни подпапки по задачам. К названию можно добавлять дату изменения — это поможет избежать путаницы и сэкономит время поиска. Неактуальную информацию архивируй или храни на облачном сервере. 

Записывай задачи

Ты переживаешь, что не успеешь что-то сделать, постоянно думаешь о том, что нужно не забыть... Все это сильно отвлекает от работы и не дает спокойно жить. В итоге все равно ты что-то упускаешь, еще больше нервничаешь, злишься на себя. Как справиться с тревожностью и успеть все сделать в срок? Спасет планирование.

1. Веди ежедневник. Он помогает структурировать работу и контролировать саму себя. Задачи записывай каждый день по мере поступления, а вечером, уходя с работы, проверь, что нужно сделать завтра. Ничего? Странно, ты не находишь? Задержись на пять минут – и запланируй. Так ты избавишься от навязчивых мыслей о том, что ты чего-то не успеешь или забудешь.

2. Выделяй дела, назначенные на определенное время. Совещание, встреча с клиентом — все то, что важно не пропустить: отмечай их маркером или другим способом. Если у тебя  много таких дел, можешь разбить страницу ежедневника на две части, озаглавив их, например, «№ 1» и «№ 2». В первую записывай то, где есть четкая привязка ко времени (можешь их дублировать «напоминалками» в телефоне), во вторую — остальное.  

3. Расставь приоритеты. Со сложными и неприятными делами расправляйся с утра, когда твоя «батарейка» показывает полный заряд. Такие задачи можешь пометить, например, молнией. Восклицательным знаком обозначь дела, которые надо выполнить обязательно. Улыбающуюся рожицу поставь напротив того, что хорошо бы сделать, но не горит.

Нейтральным смайликом отметь задачи, направленные на долгосрочную перспективу, не требующие немедленного исполнения. Кстати, срочные и несрочные дела, так же как сложные и простые, должны чередоваться. Если ты непомерно нагрузишь себя или распишешь свой день по минутам и не сможешь выполнить намеченное, то отклонение от графика сильно тебя расстроит, а в любом деле главное — позитивный настрой. 

4. Выполнив дело, вычеркни его из списка. Это простое действие вдохновляет, ведь ты справилась с задачей — это маленькая победа. Кстати, мозг воспринимает как руководство к действию цели, которые написаны от руки. Но многие предпочитают электронные ежедневники. Чем пользоваться — решай сама. Главное, планировать свою жизнь, а не пускать на самотек. 

Не забывай о физическом состоянии

• Чтобы избежать болей в пояснице, на стул в зону прогиба спины положи небольшую подушку. 
• Подставка для ног обеспечит необходимый угол в 90 градусов и предотвратит проблемы с коленями. 
• При работе за компьютером клади кисть на специальную подушечку — избежишь «туннельного синдрома».