Экстремальный график
Принципы
Методы
Инструменты
Книги
Перфекционизм
Резюме
Если говорить поэтично, тайм-менеджмент — это искусство распределения своего времени между разными задачами и целями так, чтобы достичь максимальной эффективности и удовлетворенности.
Сейчас в обществе замечен культ работы. Люди днями и ночами работают, а в выходные берут подработки. Они стремятся достичь успеха, признания и материального благополучия. Но,
Как соблюсти баланс и все успеть, не сойдя с ума? Об этом поговорим в этой статье.
Экстремальный график: миф или реальность
Одним из самых распространенных мифов о тайм-менеджменте является то, что для достижения максимальной продуктивности нужно работать по экстремально насыщенному графику. Якобы, чем больше сделаешь и успеешь, тем лучше.
На самом деле, плотный, загруженный график без перерывов и отдыха может привести к быстрому переутомлению, выгоранию, стрессу и снижению производительности. Психологи рекомендуют избегать такого подхода к тайм-менеджменту, так как он нарушает баланс между работой и личной жизнью, не дает возможности восстановить ресурсы.
Лучше выбирай реалистичные и приоритетные задачи, делай перерывы, спи достаточно, заботься о себе и старайся выделять время для развлечений и общения.
Принципы тайм-менеджмента
Тайм-менеджмент не заключается в следовании каким-то строгим правилам или алгоритмам. Он основывается на общих принципах, которые можно адаптировать к своей ситуации и стилю жизни. Вот некоторые из них:
1. Выбирай конкретные цели
Без четко определенных задач ты можешь потерять направление и потратить время на ненужные вещи. Сформулируй их четко, конкретно и измеримо.
2. Определи приоритеты
Работай над задачами, которые имеют наибольший приоритет. Можно использовать для этого матрицу Эйзенхауэра, которая делит задачи на четыре категории: важные и срочные, важные и несрочные, неважные и срочные, неважные и несрочные.
Сосредоточься на важных и срочных задачах, планируй важные и несрочные задачи, делегируй или откладывай неважные и срочные задачи, отказывайся от неважных и несрочных задач.
3. Используй время эффективно
Определи свои «часы пик» и работай в это время над задачами, которые требуют максимальной концентрации. Концентрируйся на одной задаче за раз, избегая многозадачности и отвлекающих факторов.
4. Управляй временем
Не допускай, чтобы другие люди или внешние факторы отвлекали тебя от выполнения задач. Записывай свои задачи, результаты, время и затраты. Это поможет контролировать прогресс, анализировать эффективность, находить проблемы и улучшать свои навыки.
Используй для своего комфорта бумажные или электронные ежедневники, календари, таймеры и трекеры. Помни, что управление временем — это процесс, который требует постоянной практики и совершенствования.
Не бойся экспериментировать и выбирать те методы, которые наиболее подходят именно тебе. Помни, что каждый человек уникален, и то, что работает для одного, может не подойти для другого. Главное — не останавливаться на достигнутом и продолжать развиваться в этой области.
Какие еще существуют методы тайм-менеджмента
Я рекомендую попробовать все из них, чтобы найти «свой» вариант. Вот эти методы точно могут помочь тебе стать более продуктивной:
1. GTD (Getting Things Done)
Этот метод предполагает разделение задач на несколько категорий: проекты, задачи, делегирование, отложенные задачи и т. д.
2. SMART
Означает: Specific (конкретный), Measurable (измеримый), Achievable (достижимый), Relevant (релевантный), Time-bound (ограниченный по времени).
3. ALPEN
ALPEN — аббревиатура от Aufgaben (задачи), Länge (длительность), Pufferzeiten (время на непредвиденные обстоятельства), Entscheidungen (решения), Nachkontrolle (проверка). Это метод планирования дня, который предполагает записывать свои задачи, оценивать время на каждую, добавлять запасное время на случай задержек или проблем, принимать решения о приоритетах и порядке исполнения задач, проверять выполнение в конце дня.
4. Тайм-менеджмент по хронотипу
Этот метод подходит для тех, кто хочет составить свой идеальный распорядок дня. Кандидат медицинских наук и клинический психолог Майкл Бреус выделяет четыре хронотипа, у каждого из которых есть свои особенности.
Первый хронотип — медведи
Им комфортно просыпаться с 7 до 11 утра, пик продуктивности приходится на период с 11 до 18 часов, а отход ко сну должен быть не позднее 23 часов.
Второй хронотип — львы
Они могут просыпаться без будильника с 5:30 до 10 утра, наиболее продуктивны с 10 до 17, уходить на боковую им лучше до 22:30.
Третий хронотип — волки
Очень тяжело встают по утрам, их время с 7:30 до 12 часов, эффективно работают до 20 часов и легко уходят спать в 00:00.
Четвертый хронотип — дельфины
Люди с беспокойным режимом сна, поэтому, даже если они встают с 6 до 10, могут легко заснуть обратно.
Майкл Бреус считает, что если подстроить личное и рабочее расписание под свои биоритмы, качество жизни станет намного лучше. Это подтверждают и советы Германа Грефа, Павла Дурова и других бизнес-лидеров о том, как и когда лучше работать и отдыхать.
5. Канбан
Канбан — метод организации работы, который помогает распределить нагрузку между сотрудниками и выполнить задачи вовремя. Он также помогает не забывать о важных делах и следить за темпом работы.
Канбан является одним из ключевых методов системы управления Agile, который нужно внедрять с умом, чтобы достичь желаемого результата. Классический канбан представляет собой таблицу с тремя столбцами: «Нужно сделать», «В работе» и «Сделано».
Однако
Благодаря такому методу можно легко отслеживать свой прогресс! Внедрение канбан — это отличный способ повысить эффективность работы и улучшить коммуникацию в коллективе или для самого себя.
Выбор удобных инструментов
Одним из важных аспектов тайм-менеджмента является выбор подходящих инструментов, которые помогут тебе контролировать время и эффективно планировать свои действия.
Существует множество приложений, книг и курсов, которые обещают научить мастерству тайм-менеджмента, но не все они одинаково полезны и подходят не для каждого. Поэтому я рекомендую быть более критичной и выбирать те инструменты, которые соответствуют твоему образу жизни, твоим потребностям и ценностям.
Например, если ты предпочитаешь визуальное представление своих задач и проектов, выбирай приложения, которые используют диаграммы, графики, календари и списки. Такие
Некоторые из популярных примеров таких приложений: Trello, Asana, Todoist и Google Calendar. Если же ты склонна к аналитическому мышлению и любишь работать с данными, то тебе понравятся приложения, позволяющие измерять и анализировать свое время, эффективность и результаты — это RescueTime, Toggle Track, Clockify и Forest.
Почитать про тайм-менеджмент
Кроме приложений, хочу порекомендовать книги, которые содержат теоретические основы и практические советы. Книги помогут расширить знания о тайм-менеджменте, узнать больше о разных подходах и методах, а также вдохновят примерами успешных людей, которые умеют эффективно управлять своим временем.
От всей души рекомендую «Искусство делать дела» Дэвида Аллена, «Оставьте брезгливость, съешьте лягушку» Брайана Трейси, «Магия утра» Хэла Элрода и «4-часовая рабочая неделя» Тимоти Феррисса.
Что делать с перфекционизмом
Тайм-менеджмент отлично помогает бороться с перфекционизмом — стремлением делать все безупречно и без ошибок. Перфекционизм может быть полезным в некоторых ситуациях, но чаще всего он приводит к излишнему самокритицизму, неудовлетворенности и стрессу.
Перфекционисты часто не могут завершить свои проекты в срок или начать новые из-за страха не соответствовать своим или чужим ожиданиям.
Также важно научиться говорить «нет» ненужным или неприятным обязательствам, которые отнимают время и энергию.
Подведем итоги
Пожалуйста, не забывай, что тайм-менеджмент — это не цель сама по себе. Это инструмент для достижения твоих личных и профессиональных целей. Поэтому важно не только выбирать и использовать подходящие приложения, но и регулярно пересматривать и корректировать свои планы, а также отдавать себе отчет в том, зачем ты это делаешь. Только так ты сможешь применять тайм-менеджмент с умом и получать от него максимальную пользу!
