Правила базовой рабочей переписки очевидны: всегда здоровайся, благодари, никого не оскорбляй и не матерись. Но есть «подводные камни», которые мешают выстроить эффективный диалог с начальством или коллегами. Как итог — неожиданное увольнение или проблемы в рабочих отношениях.
Перечислили неочевидные ошибки в деловой переписке, которые могут стоить рабочего места.
1 Небрежность
Многих, особенно руководителей, раздражает, когда в письме нет приветствия, заглавных букв или знаков препинания на нужном месте. Даже лишний пробел перед запятой может испортить впечатление об отправителе.
Пример небрежного послания: «оля не могу нйти твое письмо с проектом который надо сдать завтра , продублируй».
Такое бывает из-за спешки или из-за «подставы» т9 — так называют систему набора текста, которая предугадывает слова и иногда делает это некорректно. Поэтому лучше перепроверять рабочее письмо на наличие этих некритичных ошибок. Иначе у адресата может сформироваться ощущение, что небрежность — признак неуважения к нему. Особенно, если подобное происходит из раза в раз.
Минута, затраченная на проверку, избавит от недопониманий и оправданий. Кроме исправления ошибок и опечаток желательно посмотреть на текст глазами того, кто его получит: нет ли в послании ничего двусмысленного, не звучит ли оно грубо.
Важно. При первой письменной деловой коммуникации с человеком, нужно убедиться, что в приветствии точно указано имя получателя. Нередко, замечая ошибку в обращении, люди не читают послание дальше. Например, если получателя зовут Мария Никифорова, а отправитель в спешке пишет Марина — это неприятная ситуация. Еще раз посмотреть имя проще, чем потом писать письмо с извинениями.
2 Агрессивный тон
Текст не передает интонации. Поэтому адресат может не уловить тон, заложенный отправителем, или считать его по-своему. В бытовом «текстинге» — с друзьями и родными — можно закрыть на это глаза, потому что близкие плюс-минус знают нашу манеру общения.
- Исключить эмоциональные высказывания и смайлики. Даже если очень хочется выразить радость или недовольство, лучше придерживаться нейтрального тона.
- Не использовать «капслок» — нажатие на эту клавишу делает все буквы прописными, то есть большими — и восклицательный знак. Их наличие в тексте создает эффект «крика»: получатель легко можно принять такое оформление за агрессию. Пример: «МАША!!! Где макет проекта, не могу найти!! Ты куда его положила?!!».
Такие правила помогают сохранять субординацию, — особенно, если это переписка с начальством или первая коммуникация.
3 Панибратство
Молодые компании и стартапы все больше склоняются к неформальному общению. Их «tone of voice», или TOV, — принцип общения внутри организации и в коммуникациях с целевой аудиторией — носит дружеский характер: словно общаются два давних приятеля. Но и в таком подходе важно не заигрываться.
Каким бы свойским ни был настрой, важно не забывать, что речь идет о деловой переписке/рассылке. Согласно ее правилам, обращаться к получателю надо на «вы», а не на «ты». Особенно, когда дело касается начальства. При этом не обязательно писать «вы» с большой буквы. На «ты» можно перейти после личной договоренности.
В этом случае претензии могут возникнуть даже не к самим словам, а к нарушению границ. Такими формулировками человек словно врывается в личное пространство коллег. Так что лучше подобный стиль для общения с близкими.
4 Натянутая вежливость
Между искренней и напускной вежливостью тонкая, но ощутимая грань. Она сразу чувствуется. Пример делового письма с такой проблемой: «Коллеги, мы вас услышали». В этом случае формулировка после запятой — псевдо вежливый синоним фразы: «Спасибо, но ваше мнение нас не интересует. Мы все равно сделаем, как считаем нужным». Сюда же можно отнести и такие неискренние манипулятивные фразы, как: «Заранее спасибо за быстрый ответ», «Там дел на 5 минут, уверены, вы справитесь», «Это дело для такого профи, как вы!» и так далее.
Подобные формулировки не оставляют получателю выбора и давят на него. Профессионалы, которые не приемлют подобного, навряд ли продолжат общение. Так что желательно отказаться от такой токсичной вежливости.
Полезный прием. При отправлении в мессенджере номера телефона или электронной почты, или номера документа — лучше делать это отдельным сообщением. Так получателю будет удобнее скопировать данные и использовать их.
Плохой пример: «Здравствуйте, мой номер телефона +79775181328».
Хороший пример: «Здравствуйте, со мной лучше связаться по телефону. Пришлю номер следующим сообщением», — «+79775181328».
5 Личные файлы и детали в переписке
Иногда в деловую переписку попадают личные файлы. Например, когда случайно вместо скрина документа прикрепляют фото кота или промахиваются с чатом и отправляют коллегам, а не подруге, имя парня, с которым ходила на свидание. Единичные случаи — некритичны: все мы люди и можем ошибаться.
Однако систематические промашки такого плана — признак невнимательности и неряшливости. Складывается впечатление, что отправитель держит в одной папке все подряд: и рабочие файлы, и личные, а заодно часто отвлекается от работы, болтая с друзьями в чатах.
Ладно, если по глупости отправить не тому человеку пустяковый файл, но совсем другое дело, когда клиент или потенциальный деловой партнер получают внутренний документ компании. В этом случае скандала не избежать.
Бонус
Использовать фразу «Доброго времени суток» — дурной тон. Если нет желания раздражать коллег, лучше заменить на нейтральное «Здравствуйте».
Резюмируем правила, которые сделают деловую переписку лучше:
- Использовать нейтральный тон: без капслока и восклицательных знаков.
- Обращаться изначально на «вы». На «ты» можно перейти, если все участники переписки не против.
- Быть по-настоящему вежливым и не пытаться манипулировать псевдо дружелюбием.
- Проверять письмо и прикрепленные файлы на ошибки и соответствие.
- Не злоупотреблять сленгом, жаргоном и неформальными словечками.
Соблюдение этих несложных пунктов повысит авторитет среди коллег и в глазах руководителей: человек, который умеет правильно доносить свои мысли в переписке и выстраивать за ее счет доверительные отношения с другими — на вес золота. Это один из надпрофессиональных навыков, или «soft skill», который помогает решать жизненные задачи и работать с другими.
