Почему загруженность растет
Повышенная нагрузка может возникнуть как из-за самого работника, так и его руководителя. В первом случае причиной может быть:
- отсутствие грамотного планирования;
- привычка оставлять выполнение задач на последний момент;
- неумение расставлять приоритеты важности задач;
- боязнь сотрудника сказать руководителю, что он может не успеть выполнить в срок поставленные задачи;
- неумение делегировать ряд задач, если в подчинении есть другие работники.
Случается и наоборот — когда компания из-за нехватки средств вынуждена сократить штат. Тогда все рабочие задачи распределяются между оставшимися сотрудниками, что может привести к массовой регулярной нагрузке и выгоранию.
Как понять, что ты перегружена, и как сказать об этом руководству
Прежде всего, нужно обратить внимание на то, как ты справляешься с запланированными на день задачами. Когда ты постоянно задерживаешься на работе, срываешь сроки или совершаешь ошибки — значит, задач стало слишком много.
Стоит прислушаться и к своему состоянию: повышенная утомляемость, полное отсутствие сил и раздражительность говорят о многом. Важно понимать, что это не относится к различным периодам сдачи отчетности, в которые нагрузка значительно увеличивается.
Ведь после заранее запланированной интенсивной деятельности человек возвращается к привычной нагрузке. Тогда, продолжая работать в обычном режиме, такого объема задач уже не будет.
Если же повышенная нагрузка стала регулярной, то
-
Не пропустите
5 советов, чтобы успевать все или снизить свою нагрузку
1. Используй четкое планирование
Если срыв сроков и загруженность не носят массовый характер в компании, то успевать все вполне реально. Для этого тебе, как отдельному работнику, нужно научиться планировать свой день: составлять список задач и расставлять их в приоритетном порядке по степени срочности и важности.
2. Не бойся делегировать
Если у тебя есть в подчинении сотрудники, необходимо учиться распределять между ними менее значимые задачи, в том числе повторяющиеся и рутинные. Здесь есть один нюанс, на который стоит обращать внимание. Бывает так, что работник выполняет все поручения слишком буквально и четко по инструкции.
Для нового человека в компании это нормально — он проходит период адаптации и выстраивает взаимоотношения с руководством. Если же сотрудник работает длительное время и не может самостоятельно оптимизировать процесс, опираясь на свой опыт, — встает вопрос о его компетенции и неспособности брать на себя ответственность.
Конечно, в некоторых ситуациях необходимо выполнять задачу конкретным способом — если руководитель этого требует, исходя из определенных побуждений, однако если это не тот случай, то стоит обратить на это внимание.
3. Выстраивай системы управления бизнес-процессами
Когда загруженность в компании массовая — здесь может помочь только грамотный и функциональный подход. Такие системы выстроить на практике возможно, но, вероятно, тебе потребуется привлечь для этого эксперта.
4. Снижай нагрузку
Для начала обозначь для себя перечень и объем задач, которые являются для тебя посильными. Он должен быть сопоставим с твоими должностными обязанностями и размером заработной платы. Отдельно составь список дел, на которые регулярно не хватает времени и сил. Далее
Это может быть как распределение заданий между другими сотрудниками, так и способы автоматизации или оптимизации части задач и бизнес-процессов. Обычно начальство заинтересовано в выполнении работ в установленные сроки и вполне может прислушаться к твоим просьбам и предложениям.
-
Не пропустите
5. Попроси помощи у коллег
В период авралов это вполне эффективный способ снижения нагрузки. Главное, четко понять: с какими задачами ты справляешься самостоятельно, а для чего потребуется помощь и какая именно. Проще всего обратиться к коллеге со схожими обязанностями, если в данный момент он менее загружен, предложив взамен равносильную помощь со своей стороны.
Разумеется, это предложение должно быть выполнимым и не отразиться негативно на твоих последующих заданиях.
Как избежать выгорания и сохранить позитивный настрой
Звучит банально, но самое главное — это уметь отдыхать и делать перерывы между выполнением задач хотя бы на 5-10 минут каждые 1,5-2 часа.
Научно доказано, что это действительно помогает восстановить внутренние силы и повысить концентрацию, чтобы решать рабочие задачи быстрее и продуктивнее.
Что можно сделать, чтобы переключиться:
- пройтись по коридору;
- выйти на улицу и подышать;
- сделать небольшую разминку;
- выпить воды или чая.
Важно отойти от рабочего места и не брать в руки мобильный телефон — иначе это будет уже не отдых. Многие люди подсознательно начинают испытывать чувство вины, так как в нас на уровне нескольких поколений закладывалась программа: отдых = безделье. С этим нужно бороться.
